办展程序
2015/8/3 13:56:29


一、活动咨询

热烈欢迎各界朋友前来保利国际会展中心开展各类大型活动,我们为前来了解办展事宜的客户,准备了详细的场馆介绍、服务项目及报价等资料。您也可以同时通过网络与电话了解相关信息。

 

二、预定场馆

有意向在我馆举办展会的单位,需要于展会举办前半年至一年,向我会展中心提交书面租赁函件,并签订相关协议。对于距展会举办日不足三个月提交的租馆意向,因风险等各种不确定因素,原则上不予受理。

场馆租赁为双向选择性服务,我们将根据展会的类型、风险性、成长性、品牌效应等因素,决定是否予以接纳。

 

三、合同签订

对已确认合作的展会单位,在提供完整有效的租馆资料后,我馆会提供展览场馆租赁合同电子文本,如有异议,合同双方需提早协商,并将双方特有的约定写入合同。双方达成一致后,由租赁方先行在合同上签字盖章,并将合同及合同中约定的租馆首笔订金交于我馆,我馆签字后合同生效,双方各执一份。

 

四、合同实施

合同签订后,该展会项目经理将对展会进行全程跟踪服务,并对付款情况进行核实,如乙方未按合同约定交付租金,项目经理将对合同乙方发出催款通知单,如乙方仍未执行合同约定,甲方将视乙方为根本违约,合同终止。

五、网络宣传

合同生效后,我馆会及时将合同约定的展会名称、档期等相关信息,在保利国际会展中心网站和其他相关社交网络上公布,扩大宣传力度,提高社会影响力,全力配合展会单位进行展会招商等活动。

 

六、展会结算

展会结束后三个工作日内,保利艺术空间将对展会期间实际发生的各项费用进行汇总,形成《展览服务项目结算表》,与展会单位核实确认后,据实结算。

 

七、展会现场服务

展会期间,展会现场服务实行项目经理负责制。由项目经理负责牵头协调相关部门对现场的搭建施工、供电、卫生保洁、网络通讯等服务项目的落实。